Kostensteuerung  (Kostenmanagement)

   Aktiver und effektiver Kostenkontrolle  wird zunehmend Bedeutung beigemessen, sie ist die Basis des Kostenmanagements. 

  Begriffe / Voraussetzungen: Kostenermittlung - Kostenkontrolle - Kostensteuerung

  Inhaltliche Voraussetzungen der Prognosegrundlagen

  Gegenstand und Methoden der Kostenkontrolle

  Zielorientierung des Kostenmanagements

In der Planungsphase ist die Kostenkontrolle vorkalkulatorisch, da wir hier, als pla- nende Architekten, nur die voraussichtlich erforderlichen Einsatzfaktoren als Kosten- schätzungen und Kostenberechnungen unter Anwendung verschiedener Verfahren bewerten können. Während der Planung besteht zunächst nur die Möglichkeit, ge- plante und statistische Werte miteinander zu vergleichen und Preise heranzuziehen, die für die spätere Realisierung als wahrscheinlich angesehen werden können.

Erst mit der Beauftragung der Bauleistungen an Unternehmen, mit Ausführung und Abrechnung der Vertragsleistungen, werden die geplanten Sollkosten schrittweise zu Istkosten. Dass dabei nicht nur im Vorfeld eine sorgfältige Planung und die perma- nente Abstimmung zwischen allen Beteiligten erforderlich ist, sondern  auch jeweils zahlreiche äußere Einflüsse berücksichtigt werden müssen, ist eine allgemeine Erfah- rung. Alle Beteiligten sollten ein wirtschaftliches Ergebnis anstreben.                        Der Bauherr, der für die Finanzierung aufzukommen hat und das wirtschaftliche Ri- siko der Investition trägt, hat selbstverständlich ein vorrangiges Interesse an der Ein- haltung der Kosten. 

Hier setzt die Kostensteuerung, als aktives operatives Managementinstrument im Sinne des Bauherreninteresses ein. Auf Basis der im Rahmen der Kostenkontrolle ge- wonnenen Informationen, wird, mit Blick auf das budgetierte Gesamtziel umgehend korrigierend eingegriffen.

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Begriffe und Voraussetzungen:                                          Kostenermittlung - Kostenkontrolle - Kostensteuerung

"Die Kostenplanung ist die Gesamtheit aller Maßnahmen der Kostenermittlung, der Kostenkontrolle und der Kostensteuerung. Die Kostenplanung begleitet kontinuier- lich alle Phasen der Baumaßnahme während der Planung und Ausführung. Sie be- fasst sich systematisch mit den Ursachen und Auswirkungen der Kosten." (DIN 276 Kosten im Hochbau, Fassung vom Juni 1993)

Während für die Kostenermittlung nach DIN 276 verschiedene Ermittlungsarten, Kostenschätzung, Kostenberechnung, Kostenanschlag sowie Kostenfeststellung, vor- gegeben werden, und auch allgemeine Vorgaben zur Ermittlungs- und Darstellungs- tiefe bestehen, fehlt es für die Kostenkontrolle im Normwerk an detaillierten Hinwei- sen und Anwendungsregeln. Die Wirksamkeit der Kostenkontrolle hängt davon ab, welche korrespondierenden Vergleichsinformationen in den jeweils vorangegange- nen Kostenermittlungen ablesbar sind.

Erst auf Basis der differenzierten Kostenkontrolle kann die Kostensteuerung wirksam einsetzen.

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   Inhaltliche Voraussetzungen der Prognosegrundlagen

Die aktive Kostensteuerung kann umso effektiver einsetzen, je breiter und tiefer die Kenntnis der Kostenstrukturen des Projektes sind: Je umfangreicher und differenzierter die verfügbaren Daten sind, umso feiner und frühzeitiger kann die operative Kosten- steuerung ansetzen. 

Damit stellt sich die Frage, welche Leistungen zur Kostenplanung der Bauherr dem kostenplanenden Architekten beauftragen soll: 

Werden lediglich Grundleistungen des Leistungsbildes (HOAI § 15, Leistungsbild Objekt-planung für Gebäude) beauftragt, so ist - entsprechen den in den Grundleistungen nach HOAI enthaltenen Teilen der Kosten planung - die Tiefe der Ermittlung und damit auch der Kostenkontrolle vergleichswei se gering und ermöglicht nur eine überschlägige Kostenkontrolle. Bei größeren und komplexeren Bauvorhaben sind die so generierbaren Informationen u.U. nur subopti mal. 

Die zusätzliche Beauftragung von Besonderen Leistungen schafft fundierte Grund- lagen für eine differenzierte Kostenkontrolle, ergo für eine aktive Kostensteuerung. 

(Z. B. "Kostenberechnung durch Aufstellen von Mengengerüsten, Bauelementkatalogen, Aufstellen ver-gleichender Kosten- übersichten" zu Leistungsphase 3 Entwurfsplanung; "Aufstellen, Prüfen und Werten von Preisspiegeln nach besonderen Anforderungen" zu Leistungs phase 7 Mitwirkung bei der Vergabe; "Aufstellen, Überwachen und Fortschreiben von dif ferenzierten Zeit-, Kosten- oder Terminplänen" zu Leistungsphase 8 Objektüberwachung; Projektsteuerung als zusätzliche Leistung gem. HOAI § 31)

Denn: verbesserte Kostenüberwachung ist stets mit erhöhtem Aufwand verbunden. Dieser Mehraufwand lohnt sich für den Bauherrn, bei größeren oder komplexen Bau- vorhaben, allemal.

Mindestvoraussetzung an Detaillierung in der Kostenplanung: Differenzierte Kosten- schätzung in zweistelliger Kostengruppengliederung, Kostenberechnung in dreistel- liger Kostengruppengliederung (ggf in Verbindung mit dem Leistungsbereich und weiteren Angaben) und Auftragsdaten mit Leistungspositionen, die sich in die vorgenannte Kostenelementgliederung hierarchisch einordnen lassen.

Die so mögliche Differenzierung ermöglicht die Darstellung einer durchgängigen Kostenstruktur von der Planung bis zur Schlussrechnung, verbunden mit einer ein- fachen und eindeutigen Vergleichbarkeit von Kostenwerten aufeinanderfolgender Leistungsphasen. Dies ist die optimale Voraussetzung für wirksame Kostenkontrolle.

Damit können – EDV-unterstützt - beschriebene Kostenänderungen schnell verfolgt, festgestellt, ausgewertet und dokumentiert werden. Kostensteuernde Maßnahmen können kalkuliert und hinsichtlich ihrer Wirksamkeit abgeschätzt werden.

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Das Verstehen des Planens und Bauens als Prozess ist gedankliche Basis der Kosten- kontrolle. Baufortschrittsbedingt ändern sich Projekteigenschaften durch zunehmen- de Konkretisierungen, Festlegungen, Beauftragungen und Ausführung. Während dieses Prozesses ändern sich die Eingriffsmöglichkeiten analog. Wichtige Voraus- setzung einer erfolgreichen Kostenkontrolle ist deshalb auch die stringente Gliede- rung der Einzelvorgänge nach Projektphasen.

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Als Grundlage der Kostenkontrolle in den Leistungsphasen der Bauausführung dient insbesondere die Kostenberechnung. Deren Preisstand entspricht der Bearbeitung der Entwurfsplanung. (Hierzu  DIN 276: "Bei Kostenermittlungen ist vom Kostenstand zum Zeitpunkt der Ermittlung auszugehen; dieser Kostenstand ist durch die Angabe des Zeitpunktes zu dokumentieren.) 

Natürlich unterliegen die Werte der geplanten Leistungen der Kostenberechnung, wie andere Güter auch, der allgemeinen Teuerung. Das später erstellte und abge- rechnete Bauwerk, von Mengen, Standard- und Terminänderungen abgesehen, kann inflationsbedingt teurer sein.

Die Fortschreibung, oder besser die Hochrechnung, der geplanten Baukosten mittels  Baupreisindex ist erforderlich, um die zeitbedingte Korrektur der Wertgrößen zu erreichen. Dies geschieht, indem unter Zugrundelegung der aktuellen jährlichen Teu- erung für Bauleistungen. Einmal ermittelten Baukosten können, nach Verlauf einer gewissen Zeit – etwa zwischen Abschluss der Kostenberechnung und dem Zeitpunkt der Angebotseröffnung - um den aus den Indizies entwickelten Faktor zeitaktuell hochgerechnet werden.

Bei langwierigen Vorhaben kann allein die Indexfortschreibung merkliche Kostener- höhungen von einem Bezugszeitpunkt zum anderen ergeben, ohne dass eine nega- tive Entwicklung des Bauprojektes hierfür Ursache wäre. Die allgemeine Teuerung ist ergo als nominale, nicht aber als wertnachteilige Baukostenänderung anzusehen.  (Grundlage für Berechnungen sind die vom Statistischen Bundesamt errech- neten vierteljährlich veröffentlichten Baupreisindizes, die die Preisentwicklung für Neubauvor- haben zeigen.)

Über diese gesamtwirtschaftlich bedingte Entwicklung der Baukosten wird der Bau- herr zeitnah aufgeklärt, damit er sich bei der Finanzierung und bei Kalkulationen nicht auf falsche, Werte stützt. Die voraussichtliche Teuerung bis zur Fertigstellung bzw. Inbetriebnahme wird geschätzt und als gesonderte Position bei Planung und Kontrolle der Baukosten ausgewiesen.

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Während der Kostenberechnung nur die Entwurfsplanung zu Grunde liegt, fließen in die Ausführungsplanung zahlreiche Detailinformationen ein (z.B. Auflagen aus Baugeneh- migung, genaue Dimensionierung nach statischen Berechnungen, bauphysikalische Anforderun- gen aus Brandschutz, Wärmeschutz, Schallschutz, und dergleichen mehr.) 

Da alle diese Einflüsse grundsätzlich kostenrelevant sind, ist eine fortlaufende Kosten- kontrolle begleitend zur Ausführungsplanung höchst sinnvoll.

Neben den in dieser Phase gut zu greifenden "inneren" Faktoren (Gebäudegeometrie und Maßsysteme, Anforderungen von Nutzern und Behörden und dergleichen) sind jedoch auch spezifische Angebots- und Ausführungsbedingungen und externe Ein- flussgrößen zu berücksichtigen: Bieterverhalten und allgemeine Tendenzen (allgemei- ne bauwirtschaftliche Entwicklung, spezifische Preisentwicklungen), können hinsichtlich ihrer Kostenwirksamkeit in dieser Phase nur eingeschätzt werden.

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Neben der selbstverständlichen Prüfung auf Vollständigkeit, sachliche Richtigkeit und den Standard der ausgeschriebenen Leistungen im Vergleich zur Ausführungs- planung, bietet sich unter dem Aspekt der Kostenkontrolle bei der Vorbereitung der Vergabe, die Aufforderung zu Sondervorschlägen an.

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Mit der Bemusterung von Baukonstruktionen, etwa Bodenbeläge, Trennwände, Flie- sen, besteht nicht nur die Möglichkeit, die Eignung oder die gestalterische Akzeptanz abzustimmen. Aus der Perspektive der Kostenkontrolle besteht hier auch die Mög- lichkeit, durch Bemusterung von Varianten (und zwar nicht nur unterschiedlicher De- signs, sondern auch unterschiedlicher Standards und somit unterschiedlicher Kosten) Einsparungen durch Vereinfachungen zu erreichen.

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   Angebotsprüfung, Beauftragung und Auftragsverfolgung

Der aus der Kostenberechnung ermittelten Kostenrahmen ist Grundlage für die wei- tere Kostenverfolgung auf Basis der ausgewerteten Angebote. (Voraussetzung für eine Verteilung der Planungsinhalte auf die einzelnen Vergabeeinheiten ist die be- schriebene Kennzeichnung der Einzelansätze mit der Leistungsbereichszuordnung.)

Es ist zu berücksichtigen, dass  nach der Beauftragung noch weitere Kosten durch Nachbeauftragungen oder Lohn- oder Stoffpreisgleitklauseln entstehen können. Submittierte Unternehmerangebote sind - im Einzelfall wie in der Summe aller Ver- gaben - als im Kostenrahmen anzusehen, wenn noch etwas Spielraum bleibt. Gegenüber der Kostenplanung sollte fallweise immer noch eine Nachtragsreserve von etwa 3 bis 5% der Auftragswerte möglich sein. 

(Die Erfordernis hängt entscheidend von den Ausführungsbedingungen ab. Mehrkosten für Preisgleitung, Leistungszulagen, Wasserhaltung, Winterbau o.ä. sind schwer abzuschätzen und können, bei Berücksichti-gung der Baustellenverhältnisse und der vorgesehenen Ausführungstermine, nur überschlägig veran-schlagt werden.)

Für die bei den Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnis eingehenden An- gebote werden zur Kostenkontrolle auf der Ebene der Einheitspreise differenzierte Preisspiegel erstellt.

Die Prüfung von Pauschalangeboten erfolgt durch Vergleich der Angebotssummen mit dem korrespondierenden Ansätzen der Kostenplanung und ergänzend nach einer vom Bieter vorzulegenden Gliederung des Angebotes nach Leistungsbereichen (Gewerken) mit ausgeworfenen Teilbeträgen. Letzteres ist, um der Transparenz wil- len, im Leistungsverzeichnis ausdrücklich vom Bieter zu fordern. Dabei sind vorrangig solche Titel- oder Einheitspreise interessant, die für die Bildung der Pauschalsumme ausschlaggebend sind. 

Ganz allgemein ist die Pauschalierung bei klar abgegrenzten Leistungsumfängen un- kritisch. Bei großen und unklaren Leistungsumfängen, ist die Möglichkeit der Kosten- kontrolle erschwert und die Pauschalbeauftragung mit Risiken verbunden. 

(Dies gilt vorallem, wenn während der Ausführung an der Planung Änderungen vorgenommen werden und damit von der Pauschalvergütung für die Gesamtleistung abgewichen werden muss. Diese Situation muss unbedingt vermieden werden.)

Die Bewertung von Angeboten fällt um so leichter, je mehr Angebote vorliegen. (Bei wenigstens drei bis vier auswertbaren Angeboten kann unterstellt werden, dass daraus der derzeit marktübliche Preis für die ausgeschriebene Leistung erkennbar wird.)

Für den Bauherrn wie für den Kostenplaner ist es wichtig, jederzeit über die aktuellen Kosten informiert zu sein, um rechtzeitig steuernd eingreifen zu können. Liegt eine alle erforderlichen Leistungen umfassende Gliederung von Vergabeeinheiten mit entsprechenden Kostenrahmen frühzeitig vor, so ist mit der Verfolgung der Planungs- und Auftragsdaten bis hin zu den Schlussrechnungen, mit vergleichsweise einfachen Mitteln, eine wirksame Kostenkontrolle auf das Gesamtprojekt durchführbar.

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   Kostenwirksamkeit von Organisation und Terminen

Die Kostenkontrolle ist unter ungünstigen Bedingungen erschwert:

Unvollständigkeit der Information,

schwebende Genehmigungsverfahren,

unzureichende Planungszeiten, oder Änderungen der Planung bis kurz vor Beauftragung,

ungenügende Abstimmung von Teilplanungen,

mangelnde Planungsreife, insbesondere bei Nicht- oder Teilbeauftragung von wichtigen Leistungsphasen, etwa der Ausführungsplanung

Verkürzung der Planungs- und Bauzeit durch Ausschreibung der Leistungen nur auf der Grundlage der Entwurfsplanung.

Beachtlich sind auch die Fristen zur Angebotsabgabe und die Ausführungsfristen: Die Fristen zwischen Ausschreibung, Angebotsabgabe und Ausführungsbeginn bis zur Fertigstellung, sind für die Selbstkosten des Bieters – und damit für die Höhe des An- gebotspreises - oftmals entscheidend. Werden den Firmen für die Angebotsbearbei- tung zu knappe Fristen gesetzt, so bleibt dem Bieter zu wenig Zeit, eine vollständige Angebotskalkulation durchzurechnen und seinerseits Nachunternehmerangebote einzuholen. Nur überschlägig kalkulierten Preise werden dann häufig um einem Risikozuschlag erhöht, um vorsorglich nicht richtig eingeschätzte oder übersehene Leistungen über einen höheren Preisansatz auszugleichen. Daraus ergibt sich ein ins- gesamt zu hohes Preisniveau der Angebote. Ungünstigenfalls geben, um das Risiko einer Fehlkalkulation zu meiden, auch weniger Firmen Angebote ab. Das reduziert den Wettbewerb und wirkt sich damit ebenfalls verteuernd aus. Schon die Vorgabe ausreichender Zeit kann deshalb den Kostenhorizont senken.

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Schaffung von Transparenz über die Ursachen von Kostenänderungen

Zur Kostenkontrolle gehört auch die Kenntnis über Ursachen, und die damit verbun- denen Vor- oder Nachteile der Kostenänderungen, denn der unkritische oder unvoll- ständige Umgang mit Kostenänderungen führt zu Missverständnissen und Fehlinter- pretationen.

Gelegentlich ändern sich Anforderungen an das Bauprojekt noch im Verlaufe der Bauausführung, so dass die Planungsgrundlagen fortgeschrieben werden müssen. Wird der Umfang der Bauinvestition durch vermehrte Nutzungseinheiten und dem- entsprechende Flächen erhöht (und ist deren Nutzung bzw. Vermietung gewähr- leistet), so besteht unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten kein Anlass für eine Redu- zierung, sofern die Finanzierung gewährleistet ist. Den höheren Kosten steht dann ein adäquater Mehrwert entgegen.

Qualitätsfragen und die entsprechenden Einheitspreisänderungen über Standard- varianten müssen ebenfalls dargestellt und entschieden werden. Dem Bauherrn muss stets klar sein, welche gewünschte Verbesserungen welchen Preis haben werden.

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    Sachgerechte Darstellung von Kostenänderungen

Baukostenänderungen müssen also dahingehend unterschieden werden, ob sie für das Objekt mit Vor- oder Nachteilen verbunden sind. Im Sinne dieser Unterscheidung sind echte Baukostenüberschreitungen und - unechte Baukostenüberschreitungen auseinander zu halten: Bei den echten Baukostenänderungen bestehen für den Bau- herrn ausschließlich Nachteile, weil er für das gleiche Bauwerk mehr aufwenden muss als geplant (etwa weil eine suboptimale Vergabesituation bei unzureichendem Wettbewerb zu überhöhtem Preisniveau führt). So etwas ist unbedingt zu vermeiden. 

Eine unechte Baukostenänderung liegt vor, wenn Mehrkosten eindeutig aus einer Vergrößerung oder Standardverbesserung des Bauwerkes resultieren. ( Mehrkosten werden durch den zusätzlichen Nutzen aus der Veränderung des Bauwerkes kompensiert.)

Die Unterscheidung von Baukostenänderungen nach vorgenannten Kriterien ist not- wendiger Bestandteil jeder Kostenkontrolle und Voraussetzung für die Erklärung von Kostenänderungen sowie für eine gezielte Kostensteuerung. 

(Baukosten sind grundsätzlich das Produkt aus Mengen und Einheitspreisen. Letztere sind Ausdruck für einen bestimmten Standard. Wenigstens eine dieser Größen muss Ursache sein und sich ändern, um die Kosten zu verändern.)

Während es bei der Unterscheidung nach den internen Ursachen vor allem darum geht, Transparenz und eine Ausgangslage für bauherren- und nutzerseitige Alterna- tivlösungen zu schaffen - hier besteht der größte Entscheidungsfreiraum - muss bei den externen Ursachen klargestellt werden, in welchem Maße das unmittelbare Umfeld planungs- und kostenrelevant ist.

Diese externen Ursachen sind in nur geringem Maße durch den Bauherren oder Planer zu steuern. Kostenerhöhende Bedingungen oder Auflagen sind vorausschauend zu vermeiden. Das Erkennen und Veranlassen der nötigen Ermittlungen, Vergleiche und Auswertungen wird durch die eindeutige Beauftragung der Kostenkontrolle an eine Stelle deutlich effizienter. Die Kostenverantwortung muss klar und frühzeitig geregelt werden.

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Um die Ergebnisse der Kostenkontrolle effektiv nutzen zu können, erscheint es zweck- mäßig und sinnvoll, diese in Form regelmäßiger Berichte in knapper und verständ- licher Form, nicht nur dem Bauherrn, sondern auch den anderen Verantwortungs- trägern aus Planung und Bauleitung, zugänglich zu machen.

Die weitgehende Einhaltung und möglichst klare Abgrenzung der Leistungsphasen, eine durchgängige Gliederungssystematik sowie der regelmäßige Informations- austausch zu den Zwischenergebnissen der Kostenkontrolle sind die wichtigste Voraussetzung für die Erreichung eines wirtschaftlichen Ergebnisses.

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(zuletzt aktualisiert 12.06.2005)

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